In den meisten Druckereien ist der PDF-Workflow nach wie vor eine Blackbox und kaum mit den angrenzenden Abläufen integriert. Damit sind der Automatisierung deutliche Grenzen gesetzt. Der Impressed Workflow Server soll hier Abhilfe schaffen.

Von Stefan Horst

Das Geschäftsklima ist rauh. Die Aufträge wer-den kleinteiliger, der Wettbewerbsdruck steigt, und die Papierpreise werden in schöner Regelmäßigkeit angehoben. Zudem entwickelt sich das Handwerk mehr und mehr hin zur industriell geprägten Produktion. Bei diesen Gegebenheiten müssen Druckereien mehr denn je auf die Effizienz ihrer Prozesse achten. In diesem Kontext sollten Automatisierung und, als wichtige Voraussetzung dafür, die Optimierung des Workflows für Drucker höchste Priorität haben.

Effizienz lebt von Automatisierung

Die Effizienz von Produktionsprozessen kann nur gesteigert werden, wenn der Workflow ganzheitlich betrachtet wird – schließlich können schon der eigentlichen Herstellung vorgelagerte Schritte Einfluss auf die Produktions -abläufe haben. Tatsächlich beginnt der Gesamtablauf bereits bei der Auftragsannahme und endet erst mit dem Versand der fertigen Druckprodukte. In der Regel läuft es doch so: Der Auftrag wird angenommen, der Sachbearbeiter legt die Jobtasche mit allen nötigen Informationen an. Sobald die Druckdaten eingetroffen sind, legt er sie auf einem Server ab oder sendet sie an die Produktion. Dort werden sie nach dem Proof bestenfalls in eines der bekannten Workflow-Systeme eingespeist und durchlaufen, mehr oder oft minder reibungslos, die Produktionsprozesse.Eine Herausforderung dabei: Die Workflow-Systeme sind zwar sehr leistungsfähig, aber auch „auf sich zurückgezogen“. Zwar können sie etwa über das JDF-Format beispielsweise mit MIS-Systemen kommunizieren – Daten etwa von zuarbeitenden Fremdsystemen werden aber mangels Schnittstellen in der Regel nicht berücksichtigt. Damit kann der Produktionsworkflow nur unzureichend automatisiert wer-den und erfordert meist noch beherztes manuelles Eingreifen. Dazu Matthias Braun, Geschäftsführer der Braun Druck&Medien GmbH in Tuttlingen: „Die Automatisierung unzähliger wiederkehrender manueller Arbeitsschritte ist ein entscheidender Faktor für eine stabile, effiziente Produktion.“

Produktion beginnt bei der Annahme

Ein wichtiger Aspekt für die möglichst weitgehende Automatisierung sei, so Braun, die automatische und standardisierte Überprüfung der von den Kunden gesandten Druckdaten im PDF-Format. Statt dessen tappen viele Druckereien schon bei der Auftragsannahme in eine entscheidende Zeitfalle. Sie prüfen die Druckdaten nicht sofort nach Eingang auf Vollständigkeit und Fehler – liegen etwa alle Schriften vor, stimmen Format, Beschnitt und Farbraum? Unvollständige oder fehlerhafte Daten sollten sofort nach Eingang beim Kunden moniert werden und gar nicht erst Eingang in die Vorstufe finden. Ohne einen sofortigen „KO-Check“ werden unzureichende Druckdaten unter Umständen erst Tage später erkannt – das sorgt allzu oft für Hektik im Ablauf, manchmal für Probleme mit dem Liefertermin und hinterlässt in jedem Fall beim Kunden einen schlechten Eindruck.Apropos Effizienz und schlechter Eindruck: Ruft heute ein Kunde an, um den Status seines Auftrages zu erfragen, triggert er damit das in vielen Druckereien noch übliche „Turnschuh-Netzwerk“ – der Kundenberater läuft „schnell“ in die Produktion, um sich über den Stand der Dinge zu informieren. Umgekehrt stimmt sich das Produktionsteam oftmals noch „Face-to-Face“ mit den Kundenberatern ab, um den Informationsfluss halbwegs sicherzustellen. Was fehlt, ist eine Lösung, die im Zentrum des Geschehens angesiedelt ist und die Steuerung und Überwachung der Produktionsprozesse ermöglicht.

Alles im Blick, immer im Bild

Impressed, seit vielen Jahren befasst mit Themen rund um den Workflow in Druckereien, hat mit dem Impressed Workflow Server, kurz IWS, eine entsprechende Lösung entwickelt. Der IWS automatisiert den PDF-Workflow für Druckereien jeder Ausrichtung und Größenordnung. Er besteht aus zwei Komponenten – den Workflow-Funktionen und der komfortablen grafischen Oberfläche. Diese bietet eine Übersicht über alle aktuell in Produktion befindlichen Dateien. Die entsprechenden Daten werden über eine integrierte zentrale Datenbank für die Jobverwaltung vorgehalten. Die IWS-Oberfläche ermöglicht die Steuerung und Kontrolle der gesamten Produktion über jeden Web-Browser und damit bei Bedarf auch aus der Ferne. Der Impressed Workflow Server arbeitet eng mit Enfocus Switch und dem Enfocus Pitstop Server als darunterliegende Preflight- und Korrektur-Engine. Ein wesentliches Ziel bei der Entwicklung des IWS war, dass die Lösung mit den verschiedensten Applikationen und Standardschnitt-stellen kommunizieren kann, die in der Druckindustrie geläufig sind. Damit kann der IWS als Managementschicht in bestehende Umgebungen integriert werden.Er fungiert als „Middleware“ zwischen Eingabesystemen wie den bekannten MIS-Systemen wie etwa Pagina Net, EFI Lector oder Megalith, der Druckereimanagement-Software Keyline, Shop-Systemen wie Magento und Ausgabeworkflows wie Agfa Apogee, Kodak Prinergy, Prinect sowie den Systemen von HP, Xerox und Konica Minolta. Er ist damit das Bindeglied zwischen der Auftragsverwaltung und der Produktion. Grundsätzlich kann der IWS mit praktisch beliebigen Applikationen und Systemen integriert werden – Voraussetzung ist lediglich, dass sie eine Schnittstelle wie etwa XML, JDF oder eine API besitzen. Das kann ein Farbmanagement-Server, die Web-basierte Freigabe von PDF-Dateien oder auch Lösungen für das Ausschießen oder die Sammelformerstellung sein.

K.-o.-Test der Druckdaten

Eine wichtige Funktion des IWS ist der K.-o.-Test der von den Kunden eingehenden Druckdaten. Dabei lässt sich festlegen, welche Kriterien überprüft werden sollen – stimmt das Format und die Seitenzahl, passen der Farbraum und die Auflösung der Bilder, sind die Schriften eingebettet und vieles mehr. Passt etwas nicht zu den Vorgaben des Auftrages, kann der Kunde über einen Prüfreport so-fort informiert werden, bevor überhaupt irgendwelche Aktivitäten rund um den Job gestartet werden. Gehen die korrigierten Daten ein, werden auch sie sofort überprüft – solange, bis alles korrekt ist. Die Freigabe vor dem Druck erfolgt auf Basis der Druckdatei, die über das optional erhältliche Enfocus Review Modul dem Kunden direkt zugänglich gemacht werden kann. Alternativ kann die Freigabe auch auf Basis einer per E-Mail gesandten, niedrig aufgelösten Version der Druckdatei er-folgen. Sollten dennoch zu einem späteren Zeitpunkt Probleme zu lösen sein, kann dies über vordefinierte Aktionen per Knopfdruck erledigt werden. Diese Aktionen können ganze Prozessketten umfassen, die für den individuellen Betrieb hinterlegt und über die Oberfläche des IWS aufgerufen werden können. So kann im Large Format Druck über einen Klick einen Saum sowie Ösen für die Montage des Plakats hinzugefügt werden, oder auch die Umsetzung von Sonderfarben in CMYK oder das Hinzufügen von Beschnitt erledigt werden.

Kontrolle des Produktionsprozesses

Die IWS-Oberfläche informiert in Echtzeit über den aktuellen Status des Jobs. Matthias Braun resümiert: „Der IWS ermöglicht uns, zahlreiche zeitraubende manuelle Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Gleichzeitig konnten wir Output und Qualität steigern.“ Der Impresssed Workflow zeigt den Status aller Jobs übersichtlich an, und informiert auch über fehlerhafte Druckdateien.Der IWS ermöglicht über vordefinierte Aktionen per Knopfdruck verschiedene Korrekturen wie den Wechsel des Farbraums, die Einstellung des Farbauftrags oder das Hinzufügen von Beschnitt.